Google Workspace
Beter samenwerken, waar u ook bent

Google Workspace
Beter samenwerken. Waar u ook bent

Wat is Google Workspace Samenwerken Google Workspace kopen Google docs

Wat is Google Workspace

Google Workspace (ook bekend als G Suite) van Google is een alles-in-een oplossing voor iedereen die effectief wil (samen)werken in de cloud. De suite is opgebouwd uit een fiks aantal pakketten waarmee die naadloos samenwerken, waar u ook bent en op welk apparaat dan ook. De meest gebruikte onderdelen van Google Workspace zijn door de meeste gebruikers Gmail, Google Drive, de Agenda en Google Documenten (tekstverwerking, spreadsheets, formulieren, presentaties).

Wie Google Workspace in één woord moet samenvatten komt waarschijnlijk uit op ‘samenwerking’. Maar zelfs als u alleen werkt, helpt Google Workspace u om effectiever en doeltreffend te werken.

Effectiever werken, waar dan ook

Kunnen werken waar je ook bent, en op ieder moment. Dat is in het kort wat Google Workspace inhoudt. Je werkt met Google Wokspace ‘in de cloud’.

Het maakt niet uit of uw achter uw PC zit, een tablet gebruikt op het strand, of een mobiele telefoon in de trein. De manier waarop u werkt de wijze waarop is altijd hetzelfde. U kunt overal bij en alles doen wat u wilt.

U werkt in een spreadsheet op kantoor, brengt mutaties aan terwijl u in de wachtkamer bij een klant wacht op een afspraak. Een collega reageert ondertussen en geeft tips voor verbetering, die kunt u accepteren of verwerpen. Ook wanneer er even geen internet is, kunt u gewoon doorwerken. Zodra u weer online bent worden alle bestanden gesynchroniseerd.

Met Google Workspace kunt je realtime samenwerken

Stel je een vergadering voor met tien collega’s, waarbij ieder afzonderlijke notities maakt in tien afzonderlijke notitie-apps of Word-documenten die lokaal op de computer zijn opgeslagen.

Aan het einde van die vergadering mailen tien mensen de persoon die als secretaris is aangewezen hun notities en die persoon verzamelt alles en stuurt het terug naar de groep.

In Google Drive kunnen mensen tegelijkertijd aan een enkel document samenwerken. Zonder dubbel werk omdat iedereen in realtime kan zien wat de ander bijdraagt.

Google Workspace e-mail: Al het goede van Gmail en nog véél meer

Google is de grootste e-mail leverancier ter wereld. U kent Gmail misschien al uit het verleden, of omdat uw privémail door Google wordt afgehandeld. Is Google Workspace dan hetzelfde? Nou, nee… Google Workspace mail combineert al het goede van Gmail maar voegt er heel erg veel aan toe. Onderstaand vindt u een overzicht van alles wat u mag verwachten van Google Workspace mail.

Mailen onder uw eigen domeinnaam.
Wees eerlijk, als u zelf in zee gaat met een bedrijf of van iemand een dienst afneemt, dan wekt een eigen domeinnaam met e-mail meer vertrouwen als een adres als tinus387@gmail.com. Met Google Workspace verzendt en ontvangt u em-mail onder uw eigen domeinnaam.

E-mail zonder advertenties.
U betaalt bij Google Workspace voor een abonnement en dat houdt in dat u geen advertenties krijgt voorgeschoteld op basis van de ontvangen mail of de inhoud daarvan. Nooit. U leest uw mail en wordt niet afgeleid.

Betrouwbaar en altijd beschikbaar
De Google Workspace servers draaien 24 uur per dag, 365 dagen per jaar. Uw berichten zijn altijd beschikbaar. We noemen dat ‘Uptime’, het percentage van de tijd dat u kunt beschikken over de diensten van G Suite. De ‘uptime’ van Google Workspace is ongeevenaard hoog en bedraagt 99,99%..

Geen Spam
Als je de grootste bent, zoals Google, dan weet je doorgaans ook als eerst waar spam vandaan komt. De spamfilters van Google behoren tot de beste en snelste per wereld. U hoeft daar helemaal niets aan te doen. De hoeveelheid ongewenste berichten die u voorgschoteld krijgen daalt ongeveer of helemaal tot nul.

Veilig, veiliger, het veiligst
Ondanks het feit dat uw mail op ieder gewenst apparaat beschikbaar is, en vaak zonder extra software, behoort Google Workspace mail tot de meest veilige mailoplossingen ter wereld. Uw berichten staan veilig en zijn alleen voor u toegankelijk. U kunt gebruikmaken van een keur aan beveiligingstools zoals tweefactor authentificatie en nog veel meer. Wanneer een telefoon met daarop een Google Workspace mailacocunt gestolen wordt, kan deze door uw beheerder op afstand gewist worden, uw berichten vallen zo niet in verkeerde handen.

Op alle apparaten en voor alle pakketten beschikbaar
De mailoplossingen van Google Workspace werken niet alleen op alle PC’s, tablets en mobiele telefoons, maar ook nog eens op alle gangbare mailprogramma’s. Dus als u liever mailt in Outlook, Apple Mail of thunderbird, dan is dat geen probleem. U account is binnen 5 minuten beschikbaar, waar u ook bent.

Wij migreren uw mail voor u
U bent een ‘mapjesmaker’? Iemand die alles keurig indeelt en bewaart in mappen in een ander e-mailsysteem? Met een collectie van duizenden berichten? Dan nog is dat geen reden om niet over te stappen op Google Workspace. Wij kunnen indien gewenst al deze berichten voor u overzetten naar uw nieuwe systeem. Ook als uw hele team of bedrijf in de categorie ‘mapjesmakers’ valt. Pas nadat de mail volledig is gemigreerd schakelt u over.

Nooit meer een bericht weggooien
Met de mailoplossingen van Google Workspace hoeft u nooit geen mail meer weg te gooien, in iedergeval niet omdat u ruimte tekort komt. In de basisvariant heeft u al 30 GB beschikbaar, in de businessvariant 2TB of 5TB.

Ook in het vliegtuig: Offline werken
Het kan natuurlijk voorkomen dat u ergens bent waar geen internet beschikbaar is. Dat is geen probleem. U kunt onderweg offline werken, mails klaarzetten en lezen in de offline modus. Zodra u weer verbinding heeft wordt al uw mail in een paar seconden bijgewerkt. Wel zo handig!

Google docs: Een tekstverwerker die iedereen snapt

Google Docs (in het Nederlands Google Documenten) is de tekstverwerker binnen het Google Workspace pakket. Meestal hebben mensen het over ‘werken in docs’.

In het verre verleden werd de markt voor tekstverwerkingspakketten gedomineerd door Wordperfect, dat uiteindelijk Microsoft Word voor zich moest dulden. Ook nu nog is MS Word nog steeds het te kloppen pakket op het gebied van tekstverwerking.

Geen software installeren

In tegenstelling tot Word heb je bij Google Docs geen softwarepakket nodig dat geïnstalleerd moet worden. De tekstverwerker van Google Workspace werkt in iedere webbrowser en op ieder apparaat zonder dat je daar ook maar iets voor hoeft te doen.

Beter samenwerken

Met Google Docs in Google Workspace kunt u met collega’s of teamgenoten tegelijkertijd aan een document werken. U kunt zien wie wat verandert (live) en ook terugkijken welke mutaties door anderen zijn aangebracht. Documenten hoeven niet meer op en neer gemaild te worden. U werkt efficiënt en supersnel samen naar het best mogelijke resultaat. Deze super efficiënte manier van werken is voor velen alleen al een reden om over te stappen op Google Workspace.

U kunt als bijdrager of lezer aan een document ook vragen stellen, of via de chatfunctie communiceren met anderen die aan hetzelfde document werken.

Google Docs is volledig compatibel met Microsoft Word en Adobe Acrobat. U kunt bestanden inlezen in ieder gewenst formaat en ook opslaan als .doc bestand, docx, .html, pdf, rtf en odt formaat.

U kunt zoals reeds gemeld werken op uw telefoon, tablet en desktop, ongeacht het besturingssysteem. Vanuit chrome kunt u ook werken als er geen internetverbinding beschikbaar is, onderweg in het vliegtuig bijvoorbeeld.

U bent de baas over uw documenten

U heeft als maker de volledige controle, u bepaalt tot welke van de drie niveau’s anderen toegang krijgen tot uw bestanden. Ze kunnen alleen weergeven, ook opmerkingen plaatsen, of zelf mutaties aanbrengen. Maar u bepaalt wie in welke mate toegang heeft tot uw documenten.

Houd het eenvoudig, dat werkt sneller…

Microsoft Word is zondermeer een hele uitgebreide mooie tekstverwerker met oneindig veel mogelijkheden. Met Google docs kunt u nagenoeg alles wat u met Word kunt, maar u verdwaalt waarschijnlijk minder snel in de menu’s en taakbalken. Het werkt gewoon enorm prettig.

Google Agenda: Veilig flexibel en snel

Een leven zonder online agenda is bijna ondenkbaar. De agenda in Google Workspace doet alles wat u van een dergelijk pakket mag verwachten. Zoals alle andere apps werkt de agenda (vaak Google Calendar genoemd) op alle denkbare apparaten, gewoon in een webbrowser of met de kalender-apps in de Appstore en Playstore.

Wissel tussen weergaves
U schakelt eenvoudig naar de weergave van de agenda die u het beste bevalt. Dat kan een dag zijn, een werkweek, een hele week of een hele maand. U behoudt altijd overzicht en kunt snel wisselen.

Importeer andere agenda’s
Wanneer wordt het oud-papier opgehaald en wanneer de groene bak? U ziet het allemaal in uw agenda wanneer u een ander agendabestand importeert, of vijf…

Beter samenwerken met Google Agenda
U wilt een vergadering plannen met collega’s. Maar wanneer kan iedereen? Een dergelijke vergadering inboeken is met Google agenda een fluitje van een cent. Het programma kijkt in de agenda’s van de deelnemers en komt direct met een aantal geschikte tijden/dagen waarop iedereen kan. U kunt de deelnemers rechtstreeks uitnodigen via de e-mail.

Faciliteiten beheren
U heeft een vergadering gepland met collega’s en wilt er meteen een ruimte voor reserveren, liefst met een beamer? Dat is in Google Calendar geen probleem. U kunt faciliteiten boeken of reserveren, rechtstreeks vanuit de agenda.

Over notulen en andere vergaderstukken
U gaat vergaderen, maar waar zijn nu de notulen van de vorige vergadering? Of het stappenplan? Geen probleem. Degene die de vergadering plant kan bijlages toevoegen aan de uitnodiging. Iedereen heeft zo alles wat nodig is direct beschikbaar.

Startpunt voor Google Meet
Door de corona pandemie in 2020 is videovergaderen in een enorme stroomversnelling terecht gekomen. Binnen Google Workspace is hiervoor Google Meet het aangewezen programma. U kunt vanuit Google Agenda van iedere afsprak of vergadering een Google Meet sessie (oftewel een videovergadering) maken. U verstuurt de uitnodiging voor de vergadering vanuit Google Agenda aan alle deelnemers. Hadden we al gemeld dat u ook mensen kunt uitnodigen die géén deel uitmaken van uw eigen organisatie?

U bepaalt wat anderen zien
Privacy is belangrijk. Soms wilt u dat anderen precies kunnen zien waar u bent en wat u doet, maar soms ook niet. U bepaalt zelf wat collega’s wel en niet kunnen zien in uw agenda. Alle details of alleen ‘niet beschikbaar’.

Vergaderingen niet vergeten
U wilt een herinnering voor een vergadering? Soms wel en soms niet? Het is allemaal mogelijk. U stelt in of en zoja hoe lang van tevoren u een seintje wilt krijgen voor een afspraak.

Google Workspace kopen

VLG is gecertificeerd Google Partner en begeleidt klanten bij de aankoop en implementatie van Google Workspace. De prijs van Google Workspace hangt af van de variant die u kiest. En het aantal licenties dat u nodig heeft. Per persoon is doorgaans één licentie nodig.

Het traject dat u doorloopt hangt in sterke mate af van uw huidige mailoplossing en kantoorsoftware. Werkt u alleen of maar met een paar mensen, op een Imap mailaccount met MS Office? We stippelen een volledig traject voor u uit en begeleiden utotdat het werkt en u voor 100% tevreden bent.

Google Workplace prijzen

Wat kost Google Workspace? En wat krijg ik daarvoor? De Google Workspace basic kosten zijn lager dan de kosten van een Google Workspace Business of Google Workspace Enterprise account. Onderstaand een tabel mat een overzicht van de maandtarieven en wat u daarvoor krijgt.

Google workspace Basic

€ 6,90

per gebruiker per maand*
*contract van een jaar

Google workspace Business Standard

€ 13,80

per gebruiker per maand
*contract van een jaar

Google Workspace Business Plus

€ 20,70