Een automatisch antwoord vanwege afwezigheid instellen

Je bent of gaat op vakantie en wilt graag dat degenen die je mailen een bericht terug krijgen met de juiste informatie en instructies. Iedere gebruiker met een G Suite pakket kan zelf een afwezigheidsmelder instellen en ook weer uitschakelen. Als je deze melder wilt aanzetten op een G Suite account, dan handel je als volgt

  1. Ga op je computer naar mail.google.com en log indien nodig in.
  2. Klik rechtsboven op het tandwieltje bij Instellingen Instellingen en daarna open dan Alle instellingen bekijken.
  3. Scrol omlaag naar het gedeelte ‘Automatisch antwoord’. Hier gaan we een aantal zaken invullen
  4. Selecteer Automatisch antwoord is ingeschakeld.
  5. Vul de eerste datum, de einddatum en het onderwerk van je bericht in Bijvoorbeeld ‘Afwezigheidsmelder’ of ‘niet op kantoor’
  6. Vink onder je bericht het selectievakje aan als je wilt dat alleen je contacten je automatische antwoord kunnen zien. Wij raden sowieso aan om deze optie ALTIJD aan te vinken en wel omdat je niet wilt dat onbekenden die je ongevraagd nieuwsbrieven sturen een mail van je terug krijgen. Ze kunnen de verkeerde bedoelingen hebben, maar ook hebben we gezien dat automatisch antwoorden ook resulteert in meer spam en dat willen we niet.
  7. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Je automatische antwoord weer uitschakelen

Als je automatische antwoord is ingeschakeld, zie je bovenaan je inbox een waarschuwing met daarin het onderwerp van je automatische antwoord. Zo zie je direct dat er dus nog een afwezigheidsmelder loopt. Als je het automatische antwoord wilt uitschakelen, klik je op Nu uitschakelen.

Vanzelfsprekend stopt een afwezigeidsmelder ook vanzelf op de dag die je als einddatum hebt ingegeven, De melding staat dan niet meer bovenin je scherm en niemand krijgt meer een bericht.

Wanneer word je automatische antwoord verstuurd?

Je automatische antwoord begint om 00:00 uur op de startdatum en eindigt om 23:59 uur op de einddatum, tenzij je de functie eerder uitzet.

In de meeste gevallen wordt je automatische antwoord één keer verstuurd naar mensen die je e-mailen.

Dit zijn de situaties waarin iemand je automatische antwoord vaker dan één keer kan ontvangen:

  • Als dezelfde persoon na vier dagen opnieuw contact met je opneemt terwijl je automatische antwoord nog steeds is ingeschakeld, ontvangt diegene je automatische antwoord opnieuw.
  • Je automatische antwoord wordt telkens wanneer je dit bewerkt opnieuw gestart. Als iemand je oorspronkelijke automatische antwoord ontvangt en je opnieuw een e-mail stuurt nadat je het antwoord hebt bewerkt, ontvangt diegene je automatische antwoord opnieuw.
  • Als je G Suite gebruikt kun je aangeven of je antwoord moet worden verstuurd naar iedereen of naar alleen mensen binnen je organisatie. Deze optie staat doorgaans uit.

Opmerking: Berichten die in je map met spam terechtkomen en berichten die zijn verstuurd naar een mailinglijst waarop je bent geabonneerd, ontvangen geen automatisch antwoord.