Waarschijnlijk staat in de toekomst 2020 te boek als het jaar van de doorbraak van videovergaderen. Google Meet is de digitale vergaderoplossing voor mensen met een gmail of Google Workspace account. Maar hoe start je een nieuwe video vergadering?
Een videovergadering in Google Meet maken en gasten uitnodigen
Hoe werkt Google Meet?
Bij ‘het nieuwe werken’ vaak vanuit thuis, hoort ook het ‘nieuwe vergaderen’, videobellen, of confcallen. Niet alle vergaderingen kunnen via een videoverbinding worden afgehandeld. Maar een groot deel wel.
Google Meet (vroeger Google Hangouts Meet) is de vergadertool binnen Google Workspace (G Suite) en kenmerkt zich door betrouwbare veilige verbindingen. U hoeft geen aanvullende software te laden en kunt vanaf ieder apparaat deelnemen aan de vergadering. Binnen deze vergadering kunt u als deelnemer ook stemmen in polls of enquêtes
Het opzetten van een video vergadering is niet moeilijk en kan op een paar manieren.
Een nieuwe vergadering maken
Het is daarbij belangrijk dat u eerst inlogt bij Google met uw Workspace G Suite of Gmail account
Daarna zijn de stappen voor het maken van een nieuwe vergadering als volgt:
- Maak een afspraak in Agenda. U kiest een dag en een tijd en voegt een afspraak toe.
- Klik indien nodig op de knop ‘google meet vergadering toevoegen’ Onder deze knop komt dan een link die begint met ‘meet.google.com’
- Klik op Gasten toevoegen en voer de naam of het e-mailadres in van de mensen die u wilt uitnodigen. U kunt de deelnemers een voor een toevoegen.
- Als iedereen is toegevoegd klikt u op Opslaan.
- Bij zakelijke accounts volgen nu doorgaans een waarschuwing. Google meldt dat u gasten uitnodigt die geen onderdeel zijn van uw eigen organisatie. Dat is niet erg, u geeft opdracht om de uitnodigingen gewoon te sturen.
- Klik op Verzenden om gasten een melding te sturen. Zij krijgen nu allen een uitnodiging en kunnen hun aanwezigheid bevestigen, of weigeren.
Extra gasten toevoegen in een bestaande Google Meet vergadering
Het kan natuurlijk gebeuren dat u nadat de eerste uitnodigingen de deur uit zijn toch nog enkele deelnemers moet toevoegen aan de vergadering.
Ook dit werkt het handigst vanuit de agenda van Google. U opent de afspraak en klikt op het penicoon om die te wijzigen. Vervolgens voegt u de nieuwe deelnemers via hun e-mailadres toe.
Wanneer u op opslaan klikt krijgt u de vraag of er een uitnodiging verstuurd moet worden aan de nieuwe deelnemers. Die kunt u bevestigend betantwoorden. Daarna hoeft u niets meer te doen. De nieuwe deelnemers krijgen een uitnodiging en kunnen deelnemen.
Een videovergadering in Google Meet bevestigen en deelnemen
Wanneer u door een organisator voor een afspraak wordt uitgenodigd ontvangt u daarvan een email.
Daarin wordt u allereerst gevraagd om uw deelname te bevestigen. U maakt een keuze en de organisator krijgt hiervan een melding. Hij/zij kan zien dat u deelneemt (of niet).
U kunt uw deelname bovenin de e-mail die u krijgt bevestigen of onderin de e-mail.
Deelnemen aan de vergadering
Op het moment dat de vergadering is ingepland opent u het bericht in uw agenda of de uitnodiging die u ontvangen heeft. Daarin vindt u onder de kop ‘Deelname-informatie’ een link naar de vergadering. Die link is gemakkelijk herkenbaar want hij begint altijd met meet.google.com
U klikt op deze link en wordt dan rechtstreeks doorgestuurd naar de vergadering.
Aanmelden en toestemming geven voor gebruik microfoon en camera
Wanneer u op de vergaderpagina bent aangekomen ziet u een knop ‘nu deelnemen’ daar klikt u op. Het kan daarbij zijn dat u nog even toestemming moet geven voor het gebruik van uw microfoon en camera. Beide zijn nodig, want anders kunnen uw gesprekspartners u niet horen en zien.
Als u deze toestemming heeft gegeven bent u deelnemer aan de vergadering.
Handig om te weten tijdens het werken in Google Meet
Uw achtergrond vervagen in Google Meet
Wanneer u van thuis uit werkt is dat niet altijd onder ideale omstandigheden. Het kan zijn dat u niet wilt dat iedereen u ziet zitten tussen de strijkwas of op uw slaapkamer. In dat geval kunt u de achtergrond een beetje of fors vervagen in Google Meet.
- Eenmaal in een sessie in Google Meet, beweegt u uw muis naar beneden en klikt op de drie puntjes rechts in de balk
- Kies ‘achtergrond wijzigen’
- U ziet een miniatuur van uzelf daaronder drie knoppen bij de linkse knop (cirkel met streep erdoor) gebeurt er niets
- Bij de middelste knop (poppetje met sneeuwvlokken) wordt uw achtergrond enigszins vervaagd
- Bij de rechtse knop wordt uw achtergrond fors vervaagd
Wanneer u gebruikt maakt van het vervagen van de achtergrond vergt dat behoorlijk wat rekenkrant van de processor van uw laptop. Bij systemen met een beperkte capaciteit kan dat soms hinderlijk zijn. In dat geval is het soms beter om achtergrond vervagen gewoon uit te laten staan.
Een nieuwe achtergrond kiezen in Google Meet
Achtergrond wijzigen in Google Meet
U neemt deel aan een vergadering in Google Meet, maar uw werkkamer heeft ook de functie van strijkhok. Het gevolg is een rommelige stapel strijkwas achter u en dat is niet de indruk die u wilt achterlaten bij uw collega’s. Vooral nu we meer en vaker thuiswerken, wordt goed overkomen op Google Meet belangrijk.
Door het instellen van een achtergrond op maat, kunt u de strijkwas verbergen voor andere deelnemers aan de vergadering. U regelt dit als volgt:
Eenmaal in een vergadering beweegt u uw muis naar beneden en klikt op de drie puntjes in de witte balk die verschijnt.
Een van de opties die verschijnt is ‘Achtergrond Wijzigen’ klik daarop.
U kunt op het scherm dat verschijnt een nieuwe achtergrond kiezen uit de achtergronden die Google voor u heeft klaarstaan.
U kunt eventueel ook zelf een achtergrond maken en die uploaden. U kiest hiervoor geen achtergrond , maar klikt op de knop met het + teken. Hierna kunt u zelf een achtergrond in het systeem zetten.
De layout van uw scherm wijzigen in Google Meet
Eenmaal aan het werk in Google Meet kunt u uw schermlayout eenvoudig aanpassen. U beweegt daarvoor uw muis naar beneden en klikt op de drie puntjes die rechts onderin in uw scherm verschijnen. Klik vervolgens op ‘lay-out wjzigen’. Er komt een popup met een aantal mogelijkheden.
- Voor de meeste deelnemers is de stand ‘auto’ het gemakkelijkst om mee te werken. U kunt onder het kopje ’tegels ervoor kiezen’ hoeveel deelnemers u gelijktijdig in uw scherm wilt zien. Deze keuze wordt door uw systeem onthouden voor een volgende vergadering.
- In de stand ’tegels’ziet u miniaturen van de deelnemers aan de vergadering. Vooral handig als de groepsgrootte enigszins beperkt is en u iedereen graag tegelijk in beeld hebt. U kunt uw tegels niet sorteren, Google Meet zorgt ervoor dat degenen die actief deelnemen aan de vergadering bovenaan in beeld verschijnen. Wie niets zegt is dus niet of slechts matig zichtbaar voor anderen.
- In de stand ‘spotlight’ worden degenen die aan het woord zijn groot weergegeven in uw scherm. Wie niets zegt is dan niet zichtbaar. Zeer bruikbaar als u iets moet uitleggen, minder bruikbaar als er niet voldoende disciplne is en mensen door elkaar heen gaan praten, dan word je er behoorlijk dol van.
- In de stand ‘zijbalk’ ziet u één deelnemer aan de vergadering groot in beeld en de overigen (voor zover mogelijk) als miniaturen in een rechterbalk.
Je hand opsteken in Google Meet
‘Mijnheer de voorzitter’, ehhh ‘Mijnheer de Voorzitter’…. ‘MIJNHEER DE VOORZITTER’. Super irritant als je iets wilt melden in een vergadering en het gevoel hebt niet gehoord te worden. Voor jezelf, maar ook voor de andere deelnemers aan een Google Meet Vergadering.
Je wilt natuurlijk graag gehoord worden, maar tegelijkertijd is het super belangrijk dat je de voortgang van de vergadering, of de presentatie die gehouden wordt, niet of zo minmogelijk verstoord.
Met de toevoeging van de knop ‘je hand opsteken’ wordt de aandacht vragen een stuk gemakkelijker, vooral als het wat grotere vergaderingen betreft waarbij niet iedereen automatisch in beeld verschijnt.
Hoe werkt ‘je hand opsteken’ in Google Meet
Wanneer de meeting is georganiseerd door iemand met voldoende rechten (hand opsteken werkt niet op de goedkoopste pakketten van Google Workspace) verschijnt bij alle deelnemers onderin de grijze balk een knop ‘hand opsteken’. Wanneer u daarop klikt, krijgt de organisator een melding dat u graag iets wilt zeggen. Op uw miniatuurafbeelding komt een klein handje te staan.
Wanneer u dit doet tijdens een presentatie volgt ook een geluidsmelding met een klein belletje.
De organisator van de vergadering kan in zijn/haar balk precies zien welke deelnemers hun hand hebben opgestoken. Vervolgens kunnen deze verzoeken worden behandeld. Waarna het hand opsteken ook weer kan worden beëindigd. Voor één deelnemer, of voor iedereen die zijn hand had opgestoken.
Met ‘je hand opsteken’ verlopen vergaderingen rustiger en gestructureerder. Het is een welkome en veel gevraagde aanvulling op het pakket. Wel is het zaak dat de voorzitter weet hoe hiermee om te gaan.
Nadeel achergrond vervangen in Google Meet
Het staat wel fancy, zo’n achtergrond op maat in Google Meet. Maar er zijn ook nadelen.
Allereerst komt zo’n achergrond doorgaans erg onnatuurlijk over, omdat de lichtinval op de achergrond en uw silhouet niet hetzelfde zijn.
Ook als u beweegt kan het zijn dat een deel van uw gezicht, of van de achtergrond spontaan opkomt of verdwijnt. Dat komt raar over.
Verder leiden achtergronden op maar volgens velen af, en dat kan niet de bedoeling zijn.
Ga daarom spaarzaam om het het gebruiken van een achtergrond op maat in Google Meet.
Tot juni vergaderingen zonder tijdslimiet in Google Meet
Vervelend als je van een ‘gratis’ account gebruikmaakt in Google Meet of Zoom. Op enig moment wordt de verbinding beëindigd. Meestal als de sessie net op gang komt. Gebruikers met een betaald Google Workspca (Gsuite) account of de betaalde versie van Zoom hebben hier geen last van.
Tijdens de coronapandemie gaf Google de maximum gespreksduur in Meet ook vrij voor niet betalende (lees Gmail) gebruikers. Ook zij kunnen gesprekken opzetten van 24 uur. Medio maart dreigde er een einde te komen aan deze ‘unlimited’ periode, echter inmiddels weten we dat u met uw gmail account tenminste tot 30 juni lange gesprekken kunt voeren met uw gesprekspartners. Iedereen kan in principe vergaderingen opzetten van 24 uur lengte.
Een reden voor de verlenging is niet gegeven, maar het ligt voor de hand dat dit een gevolg is van de coronapandemie en/of de wens van Google om gebruikers zo goed mogelijk te laten kennismaken met de voordelen van Meet.