Snel documenten scannen en verwerken in Google Drive op je mobiele telefoon

Steeds meer mensen willen documenten digitaal bewaren in plaats van de papieren versie. Google Drive, uw harde schijf in de cloud, is bij uitstek geschikt als bewaarplek voor alles wat belangrijk is.

Voordeel van het digitaal opslaan van documenten is dat alle documenten op ieder apparaat bereikbaar zijn, dat u documenten kunt delen, dat u die documenten met mappen logisch kunt indelen en dat de gehele drive razendsnel doorzoekbaar is.

Scannen van documenten

Toch zijn er niet louter voordelen, want het scannen van documenten en het bundelen ervan tot één PDF bestand was niet zo eenvoudig. U had er in het recente verleden nog een combi print scanner voor nodig of een speciale flatbed scanner. Dat vergde tijd, veel energie en was lang niet altijd even gemakkelijk.

Eerlijkheid gebiedt ook nog eens te melden dat Apple en Microsoft hier eigenlijk beter in waren dan Google op de Chromebook of in Android. Maar door recente toevoegingen en verbeteringen is dat niet langer het geval.

Documenten snel scannen op je  Android smartphone. Hoe doe je dat?

  1. Wanneer u de Google Drive app opent op uw Android telefoon verschijnt daar een nieuw icoontje met een camera boven de ‘Nieuw’ knop.
  2. Als u daarop klikt wordt uw telefoon direct omgezet in scanmodus.
  3. Leg de pagina’s of documenten die u wilt scannen op een vlakke ondergrond.
  4. Wanneer de automatische scanmodus is geselecteerd ziet u een blauw kader om de pagina komen.
  5. Houd uw telefoon zo stil mogelijk, de pagina wordt nu gescand.
  6. Als u een pdf wilt maken die bestaat uit meerdere pagina’s dan drukt u nu op het plus icoontje.  U scant vervolgens alle pagina’s na elkaar.
  7. Als alle pagina’s verwerkt zijn drukt u op ‘Klaar’
documenten scannen in google drive

documenten scannen in google drive

Documenten verwerken en opslaan

  1. U komt nu in het scherm ‘Opslaan in Drive’ hier gaat u het bestand verwerken en opslaan.
  2. Uw bestand krijgt een naam ‘Gescand..datum…etc… u kunt deze naam veranderen door op het woord ‘gescand’ te klikken. Geef een voor u begrijpelijke naam bijvoorbeeld ‘polis ASR 2024’
  3. In het vakje onder format selecteert u PDF bij documenten die uit meerdere pagina’s bestaan. PDF is sowieso het meest geschikte formaat voor archiefbestanden.
  4. Onder locatie kiest u de map in Google Drive waar u het bestand wilt opslaan.
  5. Indien er ook een venster ‘account’ verschijnt staat dat meestal goed. Wie meerdere Google accounts op één telefoon gebruikt, moet goed opletten dat het juiste account geselecteerd is. Anders kunt u uw bestanden niet meer terugvinden.

Documenten verwerken en opslaan op een Iphone

Wie de Google Drive app op zijn/haar Iphone heeft geïnstalleerd kan in principe gebruikmaken van dezelfde faciliteiten als op de Android variant.

U kiest op een Iphone direct voor een JPG of PDF output (voor het scannen). Voor het overige zijn de verschillen te verwaarlozen.