Uw mail komt niet aan of wordt geweigerd: Wat nu?

Als u op ‘verzend’ klikt in uw favoriete e-mailprogramma dan wilt u graag dat uw bericht door de ontvanger gezien, geopend èn gelezen wordt. Helaas is de praktijk weerbarstig. Het kan gebeuren dat uw mail door de ontvangende partij botweg geweigerd wordt zonder dat er een melding volgt.

Dat is altijd vervelend, voor zowel de ontvanger als de verzender. Het is zaak ervoor te zorgen dat uw mails worden afgeleverd bij de ontvanger, liefst in diens inbox en niet in de spam- of reclamefolder. IN dit bericht gaan we u stap voor stap uitleggen wat u kunt doen om ervoor te zorgen dat uw berichten niet in niemandsland verdwijnen om nooit meer terug gevonden te worden.

Een afkadering: Dit artikel gaat niet over ongewenste mail

Voordat we beginnen maken we eerst een afkadering. Dit artikel is bedoeld om u te helpen wanneer u een normale e-mail verstuurt die niet aankomt of wordt geweigerd door gmail, hotmail of een andere mailservice. Dit artikel is er niet om u te helpen als u reclamemails verstuurt, iets doet wat niet mag, waardoor u als spammer te boek komt te staan.

Waarom weigeren providers e-mail?

U stuurt een kort tekstbericht aan een relatie met daarin een korte samenvatting van de afspraken die u net samen gemaakt heeft. Een paar regels, ter bevestiging, netjes ondertekend en zonder links in het bericht. En toch wordt uw bericht geweigerd door de server van Microsoft en komt terug met een melding. Dat is vervelend, nog vervelender is het als u helemaal géén melding krijgt. Ook dat komt voor.

Waarom weigeren providers e-mail berichten? 

Simpel gesteld, omdat ze worden bedolven onder de ongewenste mail en hun klanten (de ontvangers) zo goed mogelijk willen bedienen.

Dat wil zeggen dat in een ideale wereld de ontvangers alle berichten ontvangen die ze willen zien en geen énkel bericht dat op spam lijkt of waar de ontvanger geen zin in heeft.  In de praktijk is dat niet zo eenvoudig. Want het kan zomaar zijn dat 98% van de berichten die binnenkomt op een account spam is. Aan de ontvangende provider de taak om die 2% die wel afgeleverd moet worden eruit te vissen zonder dat de ontvanger er last van heeft.

Berichtfiltering

Een manier om te bekijken of een bericht ongewenst is richt zich vooral op de inhoud van het bericht. Is de inhoud kort, met relatief veel links, uitroeptekens !!! taalfouten en verboden termen? Dan zal het wel een spambericht zijn en weigert de ontvangende server. Maar zoals eerder gemeld is dat niet waar dit artikel over gaat. Wij concentreren ons vandaag op de berichten die wel goed zijn maar toch geweigerd worden om andere redenen.

Controle aan de voordeur: Ben je wel wie je zegt dat je bent?

Veel ongewenste mail kot niet van het bedrijf dat in de aanhef staat maar van iemand anders. Een snelle manier om het kaf van het koren te scheiden is nakijken of degene die mail verstuurt namens een domein dat ook mag.

Sender Policy Framework (SPF) controle op inkomende mail. 

Als een mail binnenkomt wordt die altijd verstuurd vanaf een server en deze server heeft een IP-adres, vergelijk het maar met een telefoonnummer. Dit adres komt mee met de mail. Nu is het zo dat een ontvangende server kan controleren of de verzender namens een domein mail mag versturen. Als dat niet zo is wordt de mail direct geweigerd.

Ieder domein heeft namelijk DNS records, zeg maar regels waar uitgelegd wordt hoe mail wordt afgehandeld door de server. Eén van deze regels heeft een SPF record. Daarin staat wie er namens een domein mail mogen versturen. Dat kan één server zijn, maar ook meerdere.

Een voorbeeld:

Een grote webwinkel gebruikt onderstaand SPF record

v=spf1 mx a:outgoing.c****e.nl include:amazonses.com include:_spf.google.com -all

Wanneer iemand namens dit bedrijf een mail verstuurt dient hij/zij uit te mailen via de server van het bedrijf, via Amazonses.com of via Google. Dat zijn de drie mogelijkheden die hier gelden.

Wie dus via een buitenlands account zich voordoet als dit bedrijf komt van een andere server en worden door de grote providers deze berichten al bij de voordeur geweigerd.

Het ontbreken van of een een fout SPF record is een van de meest voorkomende redenen dat uw e-mailberichten  geweigerd worden.

Snel weten wat er niet in orde is: doe de test

Er is een manier om snel te kunnen zien wat er niet goed is aan uw serverinstellingen. U kunt daarvoor gratis (driemaal per 24 uur een test uitvoeren om te zien wat er beter kan.

U gaat daarvoor op het apparaat waarmee u mailt naar deze website en handelt als volgt.

  • In het witte vlak in het midden ziet u een lang e-mailadres. Rechts van het blok kunt u dit adres kopiëren. Doe dit.
  • Verstuur vervolgens vanuit uw mailprogramma een mail naar dit adres. Schrijf een bericht van een regel of drie vier zoals u normaal ook doet. Geef een onderwerp in en onderteken net als anders.
  • Ga nu terug naar de website en klik op ‘check vervolgens je score’.

Als u even wacht krijgt u direct een rapport van de mail die u gestuurd heeft. Als alles helemaal goed staat dan scoort u 10/10. En alleen dan weet u zeker dat uw mailprobleem in ieder geval niet veroorzaakt wordt door uw serverinstellingen. Een score van een negen is ook prima, alles daaronder is echt te weinig….